销售与服务就像一个铜板的两面,如果销售能以 TOC 管理法来达到显著的改善,如印钞机( cash machine )书中的真实验证,那么服务行吗?一本这方面的书出版了,下面是作者的简短访谈。
Richard Klapholz –
The Cash Machine & Release the Hostages
Copyright © clarke ching 2009 版权所有
本文经 clarke ching 授权翻译与刊登
问: 理查德,我很喜欢你的第一本书,『印钞机( The Cash Machine )』。请你谈一谈这本书,你著作的动机是什么?能提供读者什么讯息呢?
答: 之前从事营销业务时,看到高德拉特著作中的生产及项目管理的内容,与我的职场经验有许多相似之处。我说说两个简单的例子:几乎所有的研发经理都曾经是研发工程师。我认为我们都会同意,写软件程序和管理一个项目是完成不同的领域。非常相似,销售与管理销售团队是完全不同的专业,而几乎所有的销售经理的前身都是销售业务员。另一个例子,所有生产车间包含一系列具相依性的作业步骤,其中每个步骤的完成时间皆含有某程度的不确定性。我发现销售程序的情况非常相似。在收到一张订购单之前,至少需要评估顾客的需求,展示产品或服务项目,提出报价单和协商交易的内容。这就有一连串的具依赖性的步骤,含某个程度的不确定性。如果 TOC 能大幅改善生产绩效的话,那么不能改善销售绩效吗?
我与另一位作者亚力士卡门( Alex Klarman )著作本书的动机很简单,因为没找到其它管理销售团队的书籍。 我看到其它书籍的名称像是『销售管理( sales management )』,大多数谈论单一销售或单一业务人员的管理(时间管理,提案方式,交易商议等等)。因而,我找到一个未被涵盖的主题,认为这是个值得著作的题目。印钞机原本可写的更深入,但是我们决定以简洁与容易阅读为主,主要的目的是激发思考。这不是一本像『做菜』的手册书。无法对每个问题提供解答,但是能为销售团队的经理们开创不同的思维构面。
问: 请谈谈你的另一本书,你怎样从销售管理转到顾客支持服务呢?
答: 在我的工作环境,高科技领域中,有许多新公司。这些新公司大力投入推销他们的产品或服务,如果成功的话,会有不少顾客及客户数据库。如果公司无法好好处理这些顾客与数据的话,则不利于保持他们初期所得的成果。在成功地达成销售任务之后,必须有成功的售后服务。因此再次,我发现另一个未被涵盖的主题,决定补上不足之处。有许多服务及顾客支持相关的书籍,但是我看到的都没像我们的作法,以全盘、整合的营业方式切入主题。
这本书命名为『 Release The Hostages (释放人质) 』,因为公司无法善用既有的客户基础而获利,就像是被客户数据绑架的人质。 确实如此,不管公司现在有多少新产品或服务,不能好好处理越来越多的顾客群,会使公司走下坡。这样的情况我经历过一次。这本书有十章,在每一章中提出一个新的观点,并试图提出处理方案。大多数或许多其它的书籍绕着单一主题,从每个可能的角度来解读。我们在这本书的作法不是这样。事实上,我认为每一章都能成为另一本书,而每个概念皆能独立表述。
问: 你现在投入什么工作,你用什么时间写书呢?
答: 现在,我在亚洲管理配销营运(配销表示营销,销售与客户支持服务)的工作。我们的母公司在香港,而营运网络遍及中国、韩国、台湾语东南亚等地区。我们销售及提供服务。在我两本书中的描述都是来自第一手的信息。每天我都会遭遇的问题。我不是企业顾问也不是学者,我服务于产业界。而这两本书的另一位作者,是位专业顾问,他的专长之一是 TOC 项目管理,有多年企业教学的经验。所以,我们两人合作就能完善的涵盖相关的主题。
问: 你能否举例说明呢?
答: 有一个书中例子:
「丁文站出来说明他们汇整的资料。『丹尼与我专注在两个区块,第一个区块与第一个案例有关:来电要求服务的次序。在顾客支持服务方面,有一大部分是回复与结束服务的通话。第二个区块与第三个案例有关:许多围着保固发生的问题。』
『在来电服务需求方面,我们已试着使用前面提到的 TOC 五项聚焦步骤。而保固方面,我们试着找出根本原因及提出解决问题的方案。我们相信这样的努力可能会大幅节约成本,即使我们离 50% 接约还有段距离。』
我认为他们做的很不错。这些人真的很认真工作,投入许多在作业程序上的改善构想。我好奇结果会是如何。
『我想,为了缩减成本,必须减少顾客支持方面的主要成本负担。』这是里查。虽然是物理学教授,他参与许多公司的董事会,确实有一些减少成本的经验。他无情地继续说,『顾客支持服务的费用方面,工资超过 50% ,其它成本分散到预备零件及差旅。工资降低 30% 会使你的整个成本减少不到 20% 。为何不从那里开始缩减呢?』
跟受到成本教育的人深入讨论 TOC 时总感到泄气。我太天真了,以为丹尼做的 TOC 简报能给自信满满的查理一次再教育。我决定暂时保持安静,让丁文回答。
『查理,你绝对正确,可能会这样。然而,问题是从哪里移除 30% 的员工。我们有超过七百人,而这些人都有生产力。除非我们改变想法,不然不容易。 所以与其从降低成本开始,我们选择采用 TOC 的方式。换句话说,我们想要找到能显著改善效率的地方,或是以最少的投资能解决一系列问题的方式。最后我们还是会回到这些成本,我们不是魔术师。但是让我们先检讨作业程序的问题,然后才是成本,好吗?』
查理继续说,『身为董事会的一员,对我而言缩减成本是很重要的,是紧急的事情。顾客支持服务的支出降低 CGS 的公司价值。我们代表公司的股东。我们不能看着事情发生而什么也没做。我希望看到缩减成本的计划,及今天的会议能讨论。我希望听到,从哪里及多快我们能减少成本,照旧还要一份实施计划。毕竟我们没时间再耗了。』
丁文与丹尼看着我。他们吓住了。他们还不习惯面对董事会 – 全是不同的意见与看法。他们算幸运,还没见到雷恩发作起来的样子。我没有选择,必须介入。
『查理,谢谢你向我们提到紧急性。 CGS 公司的确要在每个层级持续改善财务绩效。而我们今天讨论的就是要采取预防措施,以确保继续维持我们的成果。就因如此,我们时间不多了。我同意,没什么时间了,但是还是足以借住一套 有条理的作法。这个作法已在 CGS 验证过了,我们想要再次采用相同的方式。』
查理是大学教授,也自称是一个好实业家,除了 CGS 之外,他也参与其它一些新公司的投资。而没一个像 CGS 那么成功,但也让他赚了不少钱。虽然他持续在参与那些公司的董事会,看到许多营业的状况,他本身从未经营过一家公司。当然,这不会制止他随时表达意见的作风。
查理看来没改变心意,说『罗杰, CGS 长久以来都是高成长的公司。是的,有好时候也有较差的时候,但总体来说,管理上从未采取大幅成本缩减的方式。我赞赏你在内部降低的 50% 成本目标。以我的看法,我相信我在缩减成本上比你更有经验,几个我参与的董事会都经历过这样的痛苦过程。这是商场。当需要缩减成本,看着成本负担最重的部分,并直接切入,没有其它的方式。现在我们必为好好利用这个会议来讨论这件事。』
我开始明白董事会并不视这个会议为发掘其它方案的机会,而是在找出一个可实行的计划。我现在必须抓紧时间。『查理,你说得很清楚,或许下次我们能在会议前有更好的沟通,以能都有正确的期待。至于现在,我建议我们让丁文与丹尼继续他们的简报。』荷西接着说,『好,我们继续。』荷西感到不悦,赞成我的建议。这是个好征兆。或许毕竟这只是雷恩与查理的问题,不真的是董事会的阴谋。
丁文幸运地回到正轨说,『好,我们从电话处理程序开始。由于过度简化,可以说有 85% 的电话服务包含一些或所有下列的步骤。在许多情况中,电话在前面几个步骤就结束了,而其它后面的步骤显然不必要。在此我们还是全列出来。』丁文在白版上写下另一个清单。
- 顾客打电话给回复中心的行政人员。
- 回复中心的专家回电给顾客。
- 回复中心的专家诊断问题并试图在电话中解决问题。
- 电话服务需求转到在地工作 (field operations) 。
- 送出零件。
- 在地工程师( field engineers )抵达现场。
- 在地工程师订购 / 携带更多 / 其它的零件。
- 电话服务需求向上提报。
- 派遣在地专家 (field experts) 。
- 在地专家订购 / 携带更多 / 其它的零件。
- 在地专家解决问题。
『在此,我们想要指出三个很重要的名词:回复中心电话服务回避率,回复中心吸收率,及回复中心结束电话服务率 [Response Center Call Avoidance Rate (CAR), Response Center Absorption Rate (AR) and Response Center Close Call Rate (CCR).] CAR 仰赖工具以使顾客解决自己的服务问题,不需要直接与 CGS 交谈或沟通。近来,许多够过网页的知识信息系统,使用者送出问题或关键词到一个计算机知识库,能取得协助自己解决问题的资料。我们 CGS 并未充分使用这样的工具。根据顾客送来的问题与我们既有的问题库相比较,我们有信心的说,避免了大约 10% 的电话服务。这不是个高的百分比,目前这个功能有些限制。 』
『 AR 反映电话的数量,即是回复中心接到的电话数目。我们发现有许多为什么顾客有时跳过回复中心的理由。有些是: (a) 特定老顾客持有工程师的手机号码, (b)CGS 工程师就在附近,经常发生在偏远地区,为何要打电话给回复中心,而不去找在地工程师,或 (c) 顾客与某个 CGA 专家发展出密切或友善的关系,喜欢直接打电话给专家。这些情况可能发生在非合约涵盖的时段。有许多方法可以克服,现在暂时我们就说 CGS 的 AR 是 80% 。』
『 CCR 就是结束电话服务的比率,不需再派工程师。这有时也与派遣避免率有关。我们 CGS 做了大幅改善,现在 CCR 是 60% 。』
『总而言之,目前我们在地的单位负责剩余的顾客服务需求,就是 (1-CAR) x (1 – AR x CCR) 或 [90% x [1 – (80% x 60%)] = 46.8% 的顾客服务需求。理论上,现在只是纯理论,以 CAR20% , AR90% ,及 CCR80% ,只有 22.4% 需要在地工作。这就减少超过一半的负担! ] [ 注:改善服务支持的作业程序足以得到显著的进步,不需直接缩减工资 ] 。 |