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销售与服务就像一个铜板的两面,如果销售能以 TOC 管理法来达到显著的改善,如印钞机( cash machine )书中的真实验证,那么服务行吗?一本这方面的书出版了,下面是作者的简短访谈。

Richard Klapholz –
The Cash Machine & Release the Hostages
Copyright © clarke ching 2009 版权所有
本文经 clarke ching 授权翻译与刊登

问: 理查德,我很喜欢你的第一本书,『印钞机( The Cash Machine )』。请你谈一谈这本书,你著作的动机是什么?能提供读者什么讯息呢?

答: 之前从事营销业务时,看到高德拉特著作中的生产及项目管理的内容,与我的职场经验有许多相似之处。我说说两个简单的例子:几乎所有的研发经理都曾经是研发工程师。我认为我们都会同意,写软件程序和管理一个项目是完成不同的领域。非常相似,销售与管理销售团队是完全不同的专业,而几乎所有的销售经理的前身都是销售业务员。另一个例子,所有生产车间包含一系列具相依性的作业步骤,其中每个步骤的完成时间皆含有某程度的不确定性。我发现销售程序的情况非常相似。在收到一张订购单之前,至少需要评估顾客的需求,展示产品或服务项目,提出报价单和协商交易的内容。这就有一连串的具依赖性的步骤,含某个程度的不确定性。如果 TOC 能大幅改善生产绩效的话,那么不能改善销售绩效吗?

我与另一位作者亚力士卡门( Alex Klarman )著作本书的动机很简单,因为没找到其它管理销售团队的书籍。 我看到其它书籍的名称像是『销售管理( sales management )』,大多数谈论单一销售或单一业务人员的管理(时间管理,提案方式,交易商议等等)。因而,我找到一个未被涵盖的主题,认为这是个值得著作的题目。印钞机原本可写的更深入,但是我们决定以简洁与容易阅读为主,主要的目的是激发思考。这不是一本像『做菜』的手册书。无法对每个问题提供解答,但是能为销售团队的经理们开创不同的思维构面。

问: 请谈谈你的另一本书,你怎样从销售管理转到顾客支持服务呢?

答: 在我的工作环境,高科技领域中,有许多新公司。这些新公司大力投入推销他们的产品或服务,如果成功的话,会有不少顾客及客户数据库。如果公司无法好好处理这些顾客与数据的话,则不利于保持他们初期所得的成果。在成功地达成销售任务之后,必须有成功的售后服务。因此再次,我发现另一个未被涵盖的主题,决定补上不足之处。有许多服务及顾客支持相关的书籍,但是我看到的都没像我们的作法,以全盘、整合的营业方式切入主题。

这本书命名为『 Release The Hostages (释放人质) 』,因为公司无法善用既有的客户基础而获利,就像是被客户数据绑架的人质。 确实如此,不管公司现在有多少新产品或服务,不能好好处理越来越多的顾客群,会使公司走下坡。这样的情况我经历过一次。这本书有十章,在每一章中提出一个新的观点,并试图提出处理方案。大多数或许多其它的书籍绕着单一主题,从每个可能的角度来解读。我们在这本书的作法不是这样。事实上,我认为每一章都能成为另一本书,而每个概念皆能独立表述。

问: 你现在投入什么工作,你用什么时间写书呢?

答: 现在,我在亚洲管理配销营运(配销表示营销,销售与客户支持服务)的工作。我们的母公司在香港,而营运网络遍及中国、韩国、台湾语东南亚等地区。我们销售及提供服务。在我两本书中的描述都是来自第一手的信息。每天我都会遭遇的问题。我不是企业顾问也不是学者,我服务于产业界。而这两本书的另一位作者,是位专业顾问,他的专长之一是 TOC 项目管理,有多年企业教学的经验。所以,我们两人合作就能完善的涵盖相关的主题。

问: 你能否举例说明呢?

答: 有一个书中例子:

「丁文站出来说明他们汇整的资料。『丹尼与我专注在两个区块,第一个区块与第一个案例有关:来电要求服务的次序。在顾客支持服务方面,有一大部分是回复与结束服务的通话。第二个区块与第三个案例有关:许多围着保固发生的问题。』

『在来电服务需求方面,我们已试着使用前面提到的 TOC 五项聚焦步骤。而保固方面,我们试着找出根本原因及提出解决问题的方案。我们相信这样的努力可能会大幅节约成本,即使我们离 50% 接约还有段距离。』

我认为他们做的很不错。这些人真的很认真工作,投入许多在作业程序上的改善构想。我好奇结果会是如何。

『我想,为了缩减成本,必须减少顾客支持方面的主要成本负担。』这是里查。虽然是物理学教授,他参与许多公司的董事会,确实有一些减少成本的经验。他无情地继续说,『顾客支持服务的费用方面,工资超过 50% ,其它成本分散到预备零件及差旅。工资降低 30% 会使你的整个成本减少不到 20% 。为何不从那里开始缩减呢?』

跟受到成本教育的人深入讨论 TOC 时总感到泄气。我太天真了,以为丹尼做的 TOC 简报能给自信满满的查理一次再教育。我决定暂时保持安静,让丁文回答。

『查理,你绝对正确,可能会这样。然而,问题是从哪里移除 30% 的员工。我们有超过七百人,而这些人都有生产力。除非我们改变想法,不然不容易。 所以与其从降低成本开始,我们选择采用 TOC 的方式。换句话说,我们想要找到能显著改善效率的地方,或是以最少的投资能解决一系列问题的方式。最后我们还是会回到这些成本,我们不是魔术师。但是让我们先检讨作业程序的问题,然后才是成本,好吗?』

查理继续说,『身为董事会的一员,对我而言缩减成本是很重要的,是紧急的事情。顾客支持服务的支出降低 CGS 的公司价值。我们代表公司的股东。我们不能看着事情发生而什么也没做。我希望看到缩减成本的计划,及今天的会议能讨论。我希望听到,从哪里及多快我们能减少成本,照旧还要一份实施计划。毕竟我们没时间再耗了。』

丁文与丹尼看着我。他们吓住了。他们还不习惯面对董事会 – 全是不同的意见与看法。他们算幸运,还没见到雷恩发作起来的样子。我没有选择,必须介入。

『查理,谢谢你向我们提到紧急性。 CGS 公司的确要在每个层级持续改善财务绩效。而我们今天讨论的就是要采取预防措施,以确保继续维持我们的成果。就因如此,我们时间不多了。我同意,没什么时间了,但是还是足以借住一套 有条理的作法。这个作法已在 CGS 验证过了,我们想要再次采用相同的方式。』

查理是大学教授,也自称是一个好实业家,除了 CGS 之外,他也参与其它一些新公司的投资。而没一个像 CGS 那么成功,但也让他赚了不少钱。虽然他持续在参与那些公司的董事会,看到许多营业的状况,他本身从未经营过一家公司。当然,这不会制止他随时表达意见的作风。

查理看来没改变心意,说『罗杰, CGS 长久以来都是高成长的公司。是的,有好时候也有较差的时候,但总体来说,管理上从未采取大幅成本缩减的方式。我赞赏你在内部降低的 50% 成本目标。以我的看法,我相信我在缩减成本上比你更有经验,几个我参与的董事会都经历过这样的痛苦过程。这是商场。当需要缩减成本,看着成本负担最重的部分,并直接切入,没有其它的方式。现在我们必为好好利用这个会议来讨论这件事。』

我开始明白董事会并不视这个会议为发掘其它方案的机会,而是在找出一个可实行的计划。我现在必须抓紧时间。『查理,你说得很清楚,或许下次我们能在会议前有更好的沟通,以能都有正确的期待。至于现在,我建议我们让丁文与丹尼继续他们的简报。』荷西接着说,『好,我们继续。』荷西感到不悦,赞成我的建议。这是个好征兆。或许毕竟这只是雷恩与查理的问题,不真的是董事会的阴谋。

丁文幸运地回到正轨说,『好,我们从电话处理程序开始。由于过度简化,可以说有 85% 的电话服务包含一些或所有下列的步骤。在许多情况中,电话在前面几个步骤就结束了,而其它后面的步骤显然不必要。在此我们还是全列出来。』丁文在白版上写下另一个清单。

  1. 顾客打电话给回复中心的行政人员。
  2. 回复中心的专家回电给顾客。
  3. 回复中心的专家诊断问题并试图在电话中解决问题。
  4. 电话服务需求转到在地工作 (field operations) 。
  5. 送出零件。
  6. 在地工程师( field engineers )抵达现场。
  7. 在地工程师订购 / 携带更多 / 其它的零件。
  8. 电话服务需求向上提报。
  9. 派遣在地专家 (field experts) 。
  10. 在地专家订购 / 携带更多 / 其它的零件。
  11. 在地专家解决问题。

『在此,我们想要指出三个很重要的名词:回复中心电话服务回避率,回复中心吸收率,及回复中心结束电话服务率 [Response Center Call Avoidance Rate (CAR), Response Center Absorption Rate (AR) and Response Center Close Call Rate (CCR).] CAR 仰赖工具以使顾客解决自己的服务问题,不需要直接与 CGS 交谈或沟通。近来,许多够过网页的知识信息系统,使用者送出问题或关键词到一个计算机知识库,能取得协助自己解决问题的资料。我们 CGS 并未充分使用这样的工具。根据顾客送来的问题与我们既有的问题库相比较,我们有信心的说,避免了大约 10% 的电话服务。这不是个高的百分比,目前这个功能有些限制。 』

『 AR 反映电话的数量,即是回复中心接到的电话数目。我们发现有许多为什么顾客有时跳过回复中心的理由。有些是: (a) 特定老顾客持有工程师的手机号码, (b)CGS 工程师就在附近,经常发生在偏远地区,为何要打电话给回复中心,而不去找在地工程师,或 (c) 顾客与某个 CGA 专家发展出密切或友善的关系,喜欢直接打电话给专家。这些情况可能发生在非合约涵盖的时段。有许多方法可以克服,现在暂时我们就说 CGS 的 AR 是 80% 。』

『 CCR 就是结束电话服务的比率,不需再派工程师。这有时也与派遣避免率有关。我们 CGS 做了大幅改善,现在 CCR 是 60% 。』

『总而言之,目前我们在地的单位负责剩余的顾客服务需求,就是 (1-CAR) x (1 – AR x CCR) 或 [90% x [1 – (80% x 60%)] = 46.8% 的顾客服务需求。理论上,现在只是纯理论,以 CAR20% , AR90% ,及 CCR80% ,只有 22.4% 需要在地工作。这就减少超过一半的负担! ] [ 注:改善服务支持的作业程序足以得到显著的进步,不需直接缩减工资 ] 。

 

拉式排程系统概要( III )  

Pull Scheduling Systems Overview
Copyright © David Hallett 2009 版权所有
本文经 www.PullScheduling.com 授权翻译与刊登
接续电子报第 57 期

拉式系统的类别( Types of Pull Systems

设限的先进先出动线( Capped FIFO Lanes )

顾客操作的程序不需多种选择时,除了超市( Supermarket )以外的方式来看,先进先出动线( FIFO Lane , First In First Out )是更好的方式。

 

图八呈现一种拉式系统,连结超市的补货系统( Supermarket Replenishment System )与 设限的先进先出动线。单一计划点( Single Schedule Point )的位置在程序二( process 2 ),因为这个程序在系统中超市位置的后面。在程序二与三之间是一种设限的先进先出动线。最易想象的设限先进先出动线的样子是,网球通过一条管子。

管子的直径比网球的直径稍大些。网球能顺利地通过管子,而无法改变一个个网球通过的顺序。实质上,没有『超车线』。同时管子的长度是固定的,所以在一个时间点,只有三个球能进入管子。

程序三( process 3 )接着做哪一个呢?没有选择,就是 F 产品!因此程序三不需要独立的工作计划,其工作由拉式系统来指定。在图八的程序四( process 4 )也是相同的道理。

如果程序二完成手上的工作,同时 FIFO 动线也满了,它要怎么办呢?程序二会停止工作!这个信号告诉程序二,目前它比系统的其它部分工作速度快。我们前面提过为什么,在这样的情况下不要程序二继续工作的道理。相同地,如果程序三要从 FIFO 动线取得下一个工作时,动在线没工作的话,怎么办呢?程序三停止工作!

这样的系统清楚呈现,在任何一个时间点上,那个程序是此系统最慢的程序。

图十呈现每个区块目前的库存情况。那个程序是目前最慢的呢?程序三目前是最慢的。称为系统目前的限制( constraint )。能轻松指出限制在那里,就在 FIFO 动线的上游与下游数量比率最大的地方。更简单来看,最慢的程序通常在最大的 WIP 堆积之后,我喜欢称之为『堆积管理( Management by Piles )』。

如果想要对系统的产出有立即的影响,应该将能量投入何处呢?需要专注于系统限制!如果使用拉式系统,监视观察系统以利决定限制所在之处,进而将资源投入该处,即能持续改善系统产出和整体的系统表现。

由于所有非限制在某些时间会没工作,所以也需要决定要这些资源在那些时间做什么事情。

在这个例子中,假如每个工作站限定一次只做一个产品或一个工作,而 FIFO 动线限定一次只能有三个产品,同时这个系统一天完成一个产品,那么一张只要一个产品的顾客订单需要多少前置时间( Lead Time , LT )才能完成?

制造时间 = WIP / 比率 = ( 1+3+1+3+1 ) / ( 1/ 每天) = 9 天
[Manufacturing LT = WIP / Rate = (1+3+1+3+1)/(1 per day) = 9 days ]

单一计划点 究竟在哪里,它很有可能(通常乐意如此)是某些未开工的订单数量定期性地排队等待系统。我喜欢称为『 On Deck 』,就像棒球的 On-Deck box [ 下一个上场打球的选手等待的地方 ] 。

On-Deck : 在一种拉式系统,订单等待被开始处理。( On-Deck – Orders waiting to be started in a Pull System )

假如有顾客订单含两个产品在等待,顾客的订单前置时间总共多久呢?

整体前置时间 = On-Deck 前置时间 + 制造前置时间 = (2/1) + (9) = 11 天
[ Total LT = (On-Deck LT) + (Manufacturing LT) = (2/1) + (9) = 11 days ]

因为我们限制拉式系统中的库存数量,如此一来前置时间之预测就相当一致。这样对了解改善准时达交的表现,或为准时交付给顾客所需投入的努力很有帮助。

注意了,与顾客订单有关的制造前置时间从程序二开始。这个前置时间总是从单一计划点的位置开始。程序一前置间对末端顾客的前置时间没有影响,因为程序二可能需要的所有组件已到位,置于程序一与二之间的超市系统。

为什么 FIFO 动线在此情境比超市方式更有用呢?因为 FIFO 动线:

  • 包含较少的库存( Contain less inventory )。
  • 减低风险( Decrease risk )。
  • 简化排程( Simplify scheduling )。
  • 凸显目前的限制( Highlight the current Constraint )。
  • 创造带动系统的流动节奏( Create a sense of Flow that drives the system )。

设限的先进先出动线( Capped FIFO Lanes )在下列情况下表现很好:

  • 高产出数量( Output volume is high )。
  • 对合适的零件类,其程序动线 始终如一( Process routings are consistent for the applicable family of parts )。

实施设限的 FIFO 动线,必须决定下列的特性:

  • 移动批量大小( T ran sfer batch sizes )。
  • 每个程序之先进先出动线的限量( FIFO Lane Caps at each process )。
  • 视觉控管以指出限量的状态( Visual controls to indicate cap status )。

鼓 缓冲 绳( Drum Buffer Rope )
鼓 缓冲 绳( Drum Buffer Rope , DBR )的是拉式系统的原型,为限制理论( Theory of Constraints , TOC )应用的一部份。与设限的 FIFO 动线系统有雷同的操作概念。

在单一计划点与系统限制(资源)之间,有一个整体的最高限度。每次该限制完成一个工作,单一计划点则释出一个工作给系统。这个限度是『绳( Rope )』。由于该限制支配系统的步调,这是『鼓( Drum )』。设计最高限度以使系统限制总是有工作等着它去做,这是『缓冲( Buffer )』,必须确保系统限制(资源)总是忙碌。

注意了, FIFO 动线的下游从系统限制(资源)以下都没设限。这系统中不需要设限,因为下游程序都比该限制速度快。在这部分的动在线 WIP 应该绝不会累积。

为了使用 DBR ,系统限制必须位于相同的程序(或资源)。很多系统显然是这样的情形。实施 TOC 中,我们策略性地决定系统限制的所在,及实行政策以确定它留在原处。从财务的角度来看,当系统限制落在最昂贵的资财上,总是想要使投资报酬率最佳化。我常称此为『大机器( Big Machine )』。

鼓缓冲绳提供某些优于设限 FIFO 动线系统的功用:

  • 在非系统限制(资源)上的干扰,变动等情况,较不可能使系统限制没事做,而局限了有效产出。这样的系统更能容忍程序变化造成的正常的起落现象及产品组合的改变。
  • 只有一个程序(或资源)需要 遵守相关的排程规则。单一计划点之程序不可能投入新订单,除非系统限制批准(能是一张简单的卡单( card ),筹码( chip ),容器 (container) 等等)。只要有工作,所有其它的程序就执行。在一种设限的 FIFO 动线系统,必须监控每个程序,并且每个程序必须遵守下游 FIFO 动线的最高限度。

在制品限度( WIP Cap )
在制品之最高限度的拉式系统与鼓缓冲绳系统相似,除了限度延伸到系统的最后一个程序,而非到系统限制为止。 TOC 实践者经常称此法为『简易之鼓缓冲绳( Simplified Drum Buffer Rope , SDBR )』。我通常认为这种拉式作法最容易操作,与其它方法相比更有效能。

在制品限度系统( WIP Cap system )提供一些优于 DBR 与设限 FIFO 动线系统的功用:

  • 在非系统限制上的干扰,变动等,不可能使系统限制没事做,不使有效产出受限。
  • 只有一个程序(或资源)需要 遵守相关的排程规则。
  • 不必要有一个固定的系统限制。
  • 容易指出目前之系统限制。相较于设限的 FIFO 动线,此系统减少『不正确的解读』。
  • 实施简单。事实上,经常开始的方式是,就以当前的情况设定 WIP 限度,然后用方法逐步降低。这会避免大部分受实施改善影响的人员提出借口的情况。

我认为对大多数进行中的应用构面而言,在制品限度的方式是最佳的拉式系统。非常有效用,容易准备也容易维护。假如你有兴趣了解细节,可参考我所书写的相关内容。

综合拉式系统( Combination Pull Systems )
大多数价值流包含两种或更多的拉式系统。一般而言,最少一种超市系统用于原物料及 / 或成品部分。 WIP 通常受到设限 FIFO 动线系统,鼓缓冲绳,或 WIP 限度系统的控制。

图十三呈现一种典型的综合拉式系统,其中组合许多我们提过的概念。这样的系统简易地排程与控管工作进度,从订购原料到交付成品。

附录 A – 拉式系统比较表

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超级市场补货
(Supermarket Replenishment)

设限的先进
先出动线
(Capped FIFO Lanes)

- 缓冲-
(Drum Buffer Rope)

在制品限度
(WIP Cap)

提供选择 – 适合于当顾客之作业程序需要选择多种产品
相对的库存程度
中等
中等 / 低
过时库存的相对风险
中等
排程的难度
中等
支持单点排程
快速与正确指出当前限制的有效性
中等
中等
提升系统流畅度的创造力
非系统限制上的干扰会使限制没事做的可能性
中等
几个程序必须遵守排程规则
全部
全部
一个
一个
需要一个固定的限制
最适合的应用
有选择性及 / 或顾客的前置时间需要一个存放点
控制 WIP ,在大量重复性的制造情形
控制 WIP ,在知道定点的系统限制的情况
控制 WIP ,在知道定点的系统限制的情况

 

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