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在一九九四年高德拉特博士提出 TOC 应用于市场营销( marketing )的方式,称为『不可拒绝的提案( unrefusable offer - UO )』,后续便陆续出现由市场及销售经理人或专家应用于实务后,提出各式经过验证的可行实践方式,或可视为应用 TOC 的价值创造程序( TOC-based value-creation process )。总而言之,从原始的不可拒绝的提案模型,到后续开发的各种应用程序,都是为了创造足够多的市场需求,以达成或超越某有效产出目标( the objective of throughput ),确保组织持续成长。

不可拒绝的提案指出,构成组织的创造价值程序的三项主要要素:理解顾客价值认知的能力,创造与该价值认知相辅相成之服务或产品的能力,及营造良好互动关系与传达供应者与顾客双方皆赢的能力。

实行不可拒绝的提案之际,有两项基本的假设:顾客在寻找处理问题的解决方案,或是产品或是服务或是两者皆有。还有,顾客评量解决方案的价值,不在于卖方的投入成本(如金钱、时间、开发能力等),而是在于给予买方的利益。因此,市场营销的目的在于,建立与顾客从知道、认识、接纳、想要到非常需要,一系列的互动关系,而不可拒绝的提案则是吻合顾客需求,能解决顾客问题,令顾客获得真正价值的方案。

高德拉特博士相信,成功的市场提案基于两个要项:

(一)指出市场的核心问题(不想要的不良现象 [undesirable effects] ,却被迫接受)

(二)以供应者的观点分析市场,供应者如何造成或支持对顾客而言之核心问题的继续存在。假如供应者没造成或强化该核心问题,那么则无从根本解决该问题,由于解铃还需系铃人的概念。

通常提供相同的产品或服务的供应者,造成同类型的不良现象,大多来自供应者现行的营运政策、规则或衡量指针。以此因果推论,如要终止不良现象,或是产生有利于顾客的效果,那么根本的作法该是调整营运政策、规则或衡量指针。这些行之有年,广泛被同业所认同与使用的常规,形成了一种所谓『舒适区( comfort zone )』的局面,常被认定现实就是如此,唯有接受与适应,别无他路。

然而,供应者如以设身处地的同理心( empathy )思维来观察的话,不难理解顾客认定之不良现象的困扰。像是一种长期的慢性病,总得尽力维持,不使生活受其干扰,却又找不到治本的出路。当有人的慢性病治好了,大都会以为是福气加运气使然,对相同效果能发生在自己的身上的机率,不以为然。有些人也会照着做,但是却没得到同样的成效,结论只是证实环境使然,半点不由人。恰恰没注意到,得到成效者的作法,专注于造成慢性病的根本生活型态中的核心问题,而非抑制慢病性的症状。

故而,想要终止顾客身受的不良现象,需要改变造成该现象的起因。起因的继续存在是由于供应者的继续支撑,实务上以现行的营运政策、规则或衡量指针来确保之。再以慢性病来比喻,将顾客与供应者看成一体,顾客感受到不良现象的困扰,而尽力服药或找方法抑制难受的程度,而慢性病继续存在。要根治得找到病源,来自供应者的作法使然,而其作法持续运转,是受到背后营运政策、规则或衡量指针的力量所促使。如此一来,就形成了见到的不良现象,也成了更上一层楼的成长障碍。以市场来说,就是花尽力气于维持现有市场局面,无法超越现况。

举例来说,供货商为了能提升销售量或消化库存品,使用越大采购量有越高折扣价的销售方案,顾客则尽力加大采购量,以得到每单位的最好价格。对于顾客而言,往往一时不需采购如此大量的货品,而得先付出更多现金,及买进的货品也不见得未来能完成派上用场,则将造成浪费。顾客被迫于在保住现金与折扣价格之间挣扎,尽力维持某种可忍受的平衡程度。顾客方呈现的不良现象,源自于供货商的销售方案,久而久之被视为业界操作唯此一途。

供货商为何有这样的销售方案,除了达到赚更多钱的目标,而有能落实目标的营运政策,执行规则及指针衡量方式。而这些作法的背后,则完全基于供货商自己的需求与价值认知,与顾客的需求与价值认知基本上毫不相干。难怪顾客的挣扎,甚至于对抗的态度是不可避免的结果。如欲改变局面,最根本之道即是供货商提出不一样的销售方案,能使顾客脱离保住现金与折扣价格的长期冲突,而能专注于对其更有意义及价值的工作,取得更高的利益。如此一来,顾客将可扩大需求,进而向供货商购买更多的货品,依此顺水推舟,自然形成一种优质且极具建设性的成长循环。

接着来看一个销售的冲突情境,如下图(源自 Houle, Dale. (1998) Persuading the Customers to Buy. Transcript of a presentation at the Jonah SM Upgrade Workshop/TOC Symposium in May 1998 in London, UK. )。为了令 潜在顾客看到我们的产品或服务是最有价值的交易, 最合乎其需求,令其获得物超所值的利益。一方面销售必须确定 潜在顾客知道我们产品或服务的价值,为此需求,销售必须 推销自己的产品与服务。另一方面,为了 避免潜在顾客反对我们的产品或服务,销售必须不 推销自己的产品与服务。

高德拉特博士认为顾客知道自己遭受的不良现象,但不理解真正造成问题的原因,通常亦无法有效指出原因。要能化解上述冲突,销售人员必须引导顾客去看到他的问题或需求的规模及问题的源头,而其产品或服务就是针对此问题源头。执行这样的引导过程必须不引起抗拒,而是建立信任。唯有如此,供应者方可有效提供符合顾客需求的产品或服务,令双方都获利。

总之,有效的销售过程应该克服所有顾客不接纳的层次,高德拉特提出六个不接纳的层次,称之为『六层阻抗( 6 layers of resistance )』。跨越这六层阻抗即形成一个逐步接纳的过程,而其间的条件属于必要性质,就是说在成功的跨越第一层后,方能有把握能成功跨越第二层,以此类推。换句话说,如第一层未能确实接受就进行第二层,则往往基础不坚固,除还是无法达到接纳目的外,也易于产生其它额外的纷争。销售过程必须一一将阻抗的情况转变呈接纳的情况,以下列举说明。

  • 第一层的阻抗 :不知道 / 不认同 / 不承认某问题的存在。顾客不认为销售人员所说的产品或服务的用途及好处跟他有关,因为他没有所说的问题需要解决或是需求,因此产品或服务对顾客而言无关紧要。
    • 第一层的接纳 :知道 / 认同 / 承认某问题确实存在。顾客认为销售人员所说的问题或是需求的确是他长期困扰的现况,而他也需要找到解决该问题,或满足该需求的产品或服务。

  • 第二层的阻抗 :不知道 / 不理解 / 不认同某解决方针或解决策略有效用,无法达改善的目标。顾客不认为销售人员对处理第一层所说的问题或需求,提出的解决方针或策略,能实现改善的目标。
    • 第二层的接纳 :知道 / 理解 / 认同某解决方针或解决策略,确实能发挥效用,达到改善的目标。顾客认为销售人员对处理第一层所说得问题或需求,提出的解决方针或策略,确实能化解长期困扰,落实改善的目标。

  • 第三层的阻抗 :不知道 / 不理解 / 不认同某解决方案 / 产品 / 服务有效用,无法实现第二层所说得方针或策略,无法真正落实改善目标。顾客不认为销售人员所提出的产品或服务,与第二层所定的方针或策略紧密相关或为最佳的方案。
    • 第三层的接纳 :知道 / 理解 / 认同某解决方案 / 产品 / 服务,确实能满足方针或策略的要求,能实现改善目标。顾客认为销售人员所提出的产品或服务,就是落实第二层所定的方针或策略的方案 / 方式,甚至于是最好的可得产品或服务方案。

  • 第四层的阻抗 :质疑 / 不相信 / 不认同某解决方案 / 产品 / 服务是完备的,后续会造成副作用或负面效应,无法真正落实改善目标。顾客认为销售人员所提出的产品或服务是有些好处,但是不认为是完备的,甚至能预期到可能的负面效应。
    • 第四层的接纳 :不质疑 / 相信 / 认同某解决方案 / 产品 / 服务是完备的,不会衍生其它负面效应。顾客认为销售人员所提出的产品或服务是完备的,其中包含原本的产品或服务,还加入合乎顾客特殊问题 / 情境 / 需求的配套解决方案。

  • 第五层的阻抗 :导入 / 实践 / 落实某解决方案 / 产品 / 服务障碍重重,实质的资源不足、能力不足、授权不足、团队不齐等等,无法采取务实的作法,无法真正达到改善目标。顾客认同方案的好处,确有无法提供实现或导入过程中,所需的资源 / 能力 / 人力 / 职权等等,好方案却无法执行。
    • 第五层的接纳 :导入 / 实践 / 落实某解决方案 / 产品 / 服务的障碍,皆有克服的作法,齐全的资源、需要的技术及能力、适时适用的授权机制、齐心的项目团队等等,足以采取务实的行动,真正达到改善目标,持续成长更上一层楼。顾客与销售人员一起努力克服种种障碍,找到所需的资源 / 能力 / 人力 / 职权等等,营建齐心协力的项目团队,必能将有限资源发挥最大效益,达成改善目标。

  • 第六层的阻抗 :不可言语 / 不清晰 / 不承认的担忧 / 害怕 / 恐惧之心,无法切实采取该有的行动,使的第五层的方案受到搁置,终究无法实现改善目标。顾客与销售人员所组成的项目团队,成员中或许有无说出或无明白的担忧心理或实际难题,因而不见该有的进度,即是这个本该是齐心协力的团队,并非如此。
    • 第六层的接纳 :澄清 / 接受 / 认同团队或个人的担忧 / 害怕 / 恐惧之心,切实采取面对与补强的作法,加强齐心协力的项目团队的心理、意志及决心。实际作法如,初期导入时给予详细的执行步骤,经常关心与鼓励,定期追踪进度和检验结果,以给予适时的支持或加强训练等。 


 

缓冲管理利于稳定执行进度  
 

基于限制管理的原则,一个系统的成效受制其中的一项或相当少数的限制元素,欲达跃升之系统效果必须改善限制元素的状态,即是变更使用方式或妨碍发挥效能的障碍等。关键链是应用这个观念于项目管理的方法,总称为『关键链项目管理』法。

项目管理的应用可大可小,如建造一座超大型现代化的国际机场、举办一场奥林匹克运动会、开发一种新流行病的疫苗、导入一套新型企业管理系统,办理一次团体的海外旅游,建立一套提升学童自我负责能力的机制,及如期出版一本研究报告等。使用关键链于执行一项项目的作法,首在于指出最可能防止项目能如期如质完成的限制元素,就是说只要该元素有所延迟,则立即危急到项目已承诺的时间、成本和质量。关键链项目管理法称此限制元素为『关键资源』或『限制资源』,可能是某类技能或某组功能。

关键链有个思维是,如果 真实地 计划任务的工作时间表,但总会有不按计划而发生的事情,则打乱了时间表下游部分的计划。另一个可能,如果计划地非常保守,则缺乏积极行动的动机,往往等到最后一分钟才开工,自然打乱时间表下游部分的计划。

关键链项目管理的特殊贡献该属时间分配与进度控管的方式,与将时间更精准的计算及更严格的控制的方式不同,或说完全相反的方式,即是规划更具弹性的时间使用方式,和可实时了解整个项目进度及适时采取补救的方式。为能落实上述方式,必须摆脱注意个别任务的表现,而是所有资源的注意力投到整个项目最后的达交标的。换句话说,个别资源在从事自己的工作时,目标在于项目最后的达交期限与内容,而非只管做完自己的工作,所以承担起下一个环节工作能顺利完成的责任,以致于积极影响整体项目的成效。

对项目完成时间无法有高保握度,还可能牵涉其它的问题,例如,许多组织有特定的产品委员会,由此会做出产品上市的最后决定。而这个委员会一个月开一次会,他们的会议通知则往往很早就得发出。所以,必须配合上开会时间,或者就得后延;另一方面,如果先放入提出议程,却无法如期完成产品,需要重新排入下次议程,如果一再发生,就会丧失可信度,而有不受重视的风险。其它像是经费使用期限、特定之产业贸易展的日期、及其它年度活动的日期都有相似的作用。至于制造产品相关的时程,像委外工作和质量控制、标准检验及编写操作手册等工作,都要知道,提早知道何时他们会需要加入工作。有时未能如期则需付出罚金,当罚金严重时则该项目毫无利润可言。

因此,规划项目时间不仅要接近实际的工作时间,甚至偏向乐观的时间,接着设计能吸收误差的保留时间,关键链项目管理法视之为『安全时间』或『安全保护时间』,称之为『缓冲时间』或是简称『缓冲』。使用这个保留时间的目的不只是补救某些拉长的任务时间,更是监督进度的红绿灯,能适时采取行动恢复该有的进度,或是及时采取紧急措施,事前不再对可能误时的项目一无所知。

在项目时间表上,将缓冲时间放置到项目最后一个任务的后面,即是在项目的关键链路径的最末端,可视为是一个没有特定任务的时段,当路径上其它任务工作需要额外时间时,则由这段时间来补上,若是缩短工作时间,则将未用完的时间补还给这段缓冲时间。这个用于吸收关键链的变动,及防护项目的准时完成的目标,称之为『项目缓冲(时间)』。有些简单的项目只需设计项目缓冲,但有些复杂度高的项目则需要设计其它的缓冲时间,目的还是为了确保项目准时完成,像是汇流缓冲用于防护非关键链的延误直接影响关键链的进度,像是产能缓冲用于防护项目间互相的影响进度,像是资源缓冲用于防护关键资源不足而延误进度等等。

相较于关键要径法的宽松或浮动时间( slack time ),缓冲时间似乎与之大同小异,但是在设计上浮动时间是在设计任务时间产生的副作用,一种数学上的潜伏时间。规划的实务结果是尽力调配与用尽所有可能的浮动时间,至于缓冲时间的产生则是来自刻意的计算与设计。实际操作上,熟练的项目分析师能分辨浮动时间,而经理人与顾客却易于了解缓冲时间的意义。

缓冲管理是对峙风险的处方,在管理上有几项利益如下:

  1. 规划项目计划时间表来保持每个任务的工作人员,以 相当积极的进度执行任务,就此消除不良多工与干扰现象,以最小的情绪波动即可容忍计划中预期的误差。
  2. 如期使用关键资源或实践特定活动,而不造成浪费。
  3. 有把握地达成项目的重要里程碑,以高阶资深管理人来看,项目呈现稳定与可预期的。这样一来大幅减少项目经理人或领导人的麻烦,否则得说明为何常常后延,无法如期达到里程碑,而有时候的后延似乎没有必要。终究,对项目经理与领导人而言,团队与个人的信誉、可靠度更加重要,而此信誉始于稳定的项目进度。
  4. 给予项目领导阶层可衡量与可以图表呈现的工具,有助于确认及正确地评估每个任务执行上的紧急程度,如需要方能很有效地与项目成员讨论赶工或补救之道。这是非常重要的,因为项目进度上的误差是不乐见之事,但是以对结果及顾客的影响来看,有些情况比其它情况严重。因而,当需要调动关键资源救急之时,就能有清楚的信息可据以做出合理与有条理的安排。
  5. 在内容范围必须更改时,可使用缓冲时间来执行额外内容,而不需调动项目下游部分的日期。当然,一位明智的项目经理或领导人会预期到使用缓冲来克服额外工作。最好的情况是他们不会准许变更项目进度,直到用尽其缓冲时间。

有一项可能的错觉是,看来似乎是经理人想要用缓冲来压缩任务的工作时间。这得有赖于整体组织的成熟度,而能接纳及落实如此刻意的缓冲设计。总之,相较于一般的项目规划技巧,缓冲管理提供一套相当务实的方式,包含稳定项目进度与最佳利用关键资源等重要的目的。


 

关键链提升关键要径之实务提点   


资深 TOC 专家与多本 TOC 相关书籍的作者 Gerald I. Kendall , 经常以短文提供很务实的 TOC 导入参考数据,感谢他多年来提携年轻经理人的贡献,以书籍分享难得的实战经验。以下摘译短文的主要内容,指出基于既有的关键要径网络图,改变对其中资源、时间的看待及要求方式,建立以项目整体表现为范畴的共识、监督、控制及催赶等的管理与决策平台。如此一来,是种基于现有成就上的持续改善,保有既有方法的优点,积极改进不足之处,以现有的资源就能获得倍增的产能。

有效应用关键链的假设是有一个良好的关键要径路网络,并已有效平均分配其中资源从这样的假设开始,关键链能提升项目计划最佳化的能力,与建立监督及控制改善项目的平台。

很多人只将关键链看待为一种机械般的操作,然而成功实践关键链必须有重大的文化变革,含有高层管理团队给予的全力支持及共识。 [ 相关的变革条件在两本书 (1) 中有更详尽的阐述 ] 下面列举关键链于实务应用上常见的特殊方式,不仅事半功倍而且提高项目的实际价值。

  • 使用关键链的方式,要求项目团队的成员只全力投入某个承办的任务工作,要求尽快完成该任务,和定期(一般是每周)报告还需多少天能完成该任务。不给予也不监督任务的期限。在规划一个项目时,以资源只投入某任务来预估更接近实际需要的工作时间,而非现有的方式,那是同时将资源指派到几个任务工作的作法。如此一来便能大幅降低称为学生症候状及 帕金森定律( S tudent Syndrome . and . Parkinson ' s Law ) 的行为模式,详细内容见高德拉特所著之『关键链』。

  • 不良多工( Bad multitasking ,同一时间从事多个任务工做,拉长多个项目的完成时间,而抵销或损害项目该有的利益。)永久地大幅降低。降低不良多工与以只投入某任务而缩短任务的估计时间,和进最大可能完成一个任务后才开始另一个新任务的方式,具有相辅相成的效果。

  • 在执行一个项目过程中,不以准时完成某个任务来考核工作人员,不以任务的结束日期( due dates )来管理任务的执行过程与成效。要求工作人员全力投入某任务,并尽快完成交给下一个资源去执行下一个任务工作。过程中的中继限期只是很有非常有限的使用。这是称为接力赛跑者的工作伦理标准( R elay runner work ethic )。

  • 将资源依赖性与逻辑上必然的任务依赖性同时纳入规划,相依任务的最长工作序列能更清晰可见。这条最长的工作序列,即是所称之关键链,可能横跨网络图上的多个逻辑上必然的要径。

  • 缓冲是计划的关键部分,如何管理也很重要。提升项目完成日期之确定性的能力,与执行中使用缓冲的方式及发展趋势有关。在计划中策略性地设定缓冲,使用缓冲能让规划者清楚地容纳所有共同原因的变异( common cause variations )。缓冲种类包含项目缓冲、汇流缓冲、策略资源缓冲等,可见参考书籍 (2) 。

  • 关键要径使用 宽松或游动时间 ( slack time or float ),以决定非关键要径( non-critical path )上的任务有多少弹性。关键链的作法将每个非关键(或汇流 [feeding] )要径上的任务算为汇入关键链的一组,并以汇流缓冲来保护关键链。汇流缓冲相等于计划的意外救急方案,适用范围在于项目的某部分。关键链以显而易见与系统化的方式,于任务网络中使用汇流缓冲。进而,在项目执行过程中,正式监督与严格追踪缓冲的走向。

  • 这样的缓冲作法容许非关键任务能按最慢的开始时间规划,以防止在制品早投资的高代价。也能大幅降低学生症候状及 帕金森定律的行为模式。防止早开始,除非有个重大的策略理由。

  • 在执行过程中,关键要径常常变化,因为没有缓冲来吸收任务时间上的变化。如果正确地实行,在整个项目的生命周期的过程中,关键链计划与关键链本身不会改变,因为缓冲会吸收任务时间上的不确定性。

  • 关键链认定多项目环境的存在,其中项目具有资源相互依赖性的特质。换句话说,项目共享一种共同的资源群,至少有些任务如此。

  • 关键链方式指出多个项目都需的策略性资源,成为鼓资源( Drum resource )。当负荷过重或不可得时,这种资源最可能影响到所有项目的时间。

  • 系统性的项目的错开( staggering )方式用于改进项目的流动性能( flow ),以提升每个项目结果的可预测力,及藉由最小化不良多工的效应,以提升关键资源的有效使用。

  • 一个较短的项目周期时间与增加的项目完成数目,能在不增加资源下产生,由于交错安排( staggering )新项目的释出时间。

  • 相似于在关键要径中纵向的可追踪性能,关键链计划及详细时程表是相连结的事项。任何在细节层次( detailed levels )的逻辑必须反映到总括层次( summary levels )。

  • 企业或组织能实行维持关键链机制的绩效衡量系统、政策与教育,则能永久保障关键链的利益。

参考书籍:

(1) Gerald Kendall, Advanced Project Portfolio Management and the PMO, J. Ross Publishing, 2003 and Viable Vision, North River Press, 2004. [ 注:『 Viable Vision 』 中文译本为『可行愿景』 ]
(2) Described in a chapter on Critical Chain contributed by Gerald Kendall to Dr. Harold Kerzner . s text, Project Management . A System . s Approach, 8 th edition , published by John Wiley & Sons.